時間管理（タイムマネジメント）

あらゆるプロセスにおいて、成果の限界を規定するものは最も欠乏した資源である。
それが時間である。

私の観察では、成果をあげる者は仕事からスタートしない。
時間からスタートする。計画からもスタートしない。
時間が何にとられているかを明らかにすることからスタートする。 

 ドラッカーの『経営者の条件』の2章「汝の時間を知れ」より

ということで、義務教育で教えておいて欲しかったことの第一弾として、タイムマネジメントについて書いていこうと思います。

今まで、どれだけムダな時間を使っていたことか思い返すだけで嫌になりますが、これをせめて大学生の一般教養の授業ででも教えてくれたらなーと思うので、ご覧ください。

なぜ時間管理が必要なの？

「時間を管理するといっても何をすればいいの？」

というのが、僕が初めてタイムマネジメントを知ったときに覚えた感想です。
そこで、時間管理をした上でそれぞれ何がしたいのか？かんがえることが大事になります。

■時間管理の一般的な目的

●時間に追われない

何かいつも焦っていて忙しい、では中々人生が充実しないと思います。
心に余裕を持てることが時間管理をする意味の1つでしょう。

●自分のしたいことに時間を使う

いつもつまらないことに時間を撮られて1日が終わるのはもったいないです。
そこで、自分のしたいことに時間を使えるようにする、のがタイムマネジメントの結果得られる成果になります。

●成果を出す

同じ時間量をかけたとしても、成果が全く違うということがよくあります。
その違いは個人の能力も大きいと思いますが、純粋に時間の使い方も重要です。

どのように時間を管理すればいいのか？

では、実際にどう実践すればいいのかを見ていきましょう。

■時間管理のセオリー

●時間を記録する

何も意識していなくても、時間を何かしらに使っています。
なので、まずは時間を記録して自分が何に時間を使っているのか？を知りましょう。

●頭を使う仕事はまとまった時間を用意する

頭を使う仕事や、集中する仕事ほどまとまった時間が必要です。成果をあげるには、このまとまった仕事を用意できるかどうかが鍵になります。

他の人から声をかけられたり、電話やメールがこないようにして、そういう仕事にはまとまった時間を用意しましょう。

●細々した雑務は空いた時間に実施する

細々した雑務は常にできるようにしておいて、ちょっと空いた時間に対応できるようにしましょう。
こうした雑務は、時間をかけるよりも早く終わらせることがいいものがほとんどなので、ちょっとしたスキマ時間を有効活用しましょう。

●待ち時間があるものは、先にやって待っている間にやることを決める

すぐに自分の都合だけでできることだけではないので、待ち時間があるものは早めに始めて、その間にすることを決めておきましょう。

●すぐにできるものはその場でやってしまう

すぐにできることまで、計画に入れるのはそちらのほうが時間がかかってしまうこともあります。
なので、すぐに片付けられる仕事はその場でさっとやってしまいましょう。

※しかし、すぐにできない時点でそちらに集中が持って行かれたりするのでその場合はスケジュールに組み込みます。

●余裕を用意する

全て、キツキツのスケジュールでは結局時間を管理していないときと同じ、忙しい人生に逆戻りです。
スケジュールに余裕を持たせて、余裕のある行動ができるようにしましょう。

●記録した時間を振り返る

時間を記録してみると、何気に時間を使ってしまっていることが多いことがわかります。
例えば、スマホでyoutubeやSNSを見てしまっていたりなどです。

その時間を有効に使えなかったか？娯楽の時間も枠を決めた方がよくないか？など振り返って今後のスケジュールに反映しましょう。

■時間管理をする上でのおすすめツール：google カレンダー

自分は、googleカレンダーに「予定」「実績」のカレンダーを用意して1日の予定を30分単位で予定と実績を記録しています。

googleカレンダーは、複数の予定を入れておくことができるのがおすすめです。
月ごとのこの日は何をするレベルの予定にも「月予定」などのカレンダーを追加して別で管理することで、振り返りができますしまとまった時間を確保しているか確認ができます。

さいごに

いかがでしたでしょうか？

学生の方も、社会人の方もこうしたことを意識するだけで、余裕のある人生が送れるようになると思います。

しかし、読んでいて気づいた方もいると思いますが、時間管理はそれだけでなくタスク管理と表裏一体です。

タスク管理も別の時に説明できればと思います。