【全6回】仕事が速い人の朝一タスクの立て方⑥
タスクの見直しも必要
さて、全6回に渡ってお話してきた【仕事が速い人の朝一タスクの立て方】も最終回です。今回は仕事が速い人が朝一に立てたタスクをどのように遂行しているかについてお話します。
朝一に立てたタスクが予定通りに進むのならそれが一番良いですが、仕事をしていれば上司や同僚から仕事を依頼されたり、突如差し込みタスクが降ってくる事も多いですよね。
仕事が速い人は朝一に立てたタスクスケジュールを、一日の中で必ず見直します。新たに降ってきたタスクも含めて今抱えているタスクを全て書き出し、定時までの残りの時間でどのタスクをどのように進めることができるかもう一度確認するのです。
定時までの時間を逆算してタスクを見直そう
私の職場には仕事が速いことで有名な、Mさんという女性がいます。彼女は定時ギリギリまでお客様の対応をしていようが、重要なミーティングに複数参加していようが、定時にはさくっと仕事を切り上げて笑顔で帰っていきます。
毎日定時に帰るからといって仕事が疎かになることは一度もなく、彼女は仕事の成績も全社でトップクラス、期日があるタスクは誰よりも早く提出し、完成度も高く上司からの信頼も厚いです。
仕事が速く正確な人の元に仕事が集中するのはよくあることです。Mさんは毎日膨大なタスクを抱えています。それらのタスクをMさんはどのようにこなしているのでしょうか。
Mさんは朝一に立てたスケジュールを、昼食後に必ず一度は見直しています。そして「自分が優先して取り組むべきタスク」「次の日に回しても問題がないタスク」「誰かに振ることが出来るタスク」に分類し、適切にタスクを振り分けていたのです。
Mさんはまず「誰かに振ることが出来るタスク」を余裕をもって同僚に振っていきます。もちろん依頼する同僚のタスクやスケジュールを加味したうえで、どれくらいの量のタスクなら任せられるのかをしっかりと確認したうえで振っています。Mさんは必ず早めの時間に声を掛けてくれるので、よっぽどタスクに追われていない限りは頼まれた人も快く引き受けています。このように全部自分でやろうとしないことも仕事が速い人の鉄則です。
仕事が速い人はむやみに仕事を引き受けない
「誰かに振ることが出来るタスク」をテキパキと振り分けた後、Mさんは「自分が優先して取り組むべきタスク」を優先順位をつけながら取り掛かります。その中でもMさんにはどんどん仕事を依頼する声が掛かりますが、Mさんは断る時はきっぱり断っています。
期日を延ばしてもらえるかどうか確認したり、リスケを依頼するなど、自分のタスクと所要時間を俯瞰したうえで、出来る出来ないをしっかりと見極めているのです。
これはとても大切です。出来る出来ると引き受けて結局出来なかった方が他人を失望させます。それなら今日はこれだけのタスクがあるから出来ない、と最初からきっぱり断ってくれた方がよっぽどましです。仕事が速い人はこれを心得ているのです。
仕事が速い人、正確な人にどんどん仕事が舞い込んできます。それでも人には限りがあります。期待に応えようとしてキャパオーバーの仕事を引き受け、結局こなせなければ本末転倒です。だからこそ、必ず一日の中でスケジュールを見直す時間を取り、自分のキャパシティを俯瞰してみてみましょう。「巻き取り癖」から脱却して、振れる仕事は誰かに振り、自分にしか出来ない仕事を優先順位をつけて取り組むようにすることが、仕事が速い人になるコツです。
仕事が速い人の朝一タスクの立て方まとめ
- メールやチャットをチェックする
- 他人のスケジュールを押さえる
- 今日のタスクを書き出す
- タイムスケジュールを作成
- 重要度が高く優先度は低いタスクを後回しにしない
- タスクの見直しも必要
コツさえつかめば誰でも仕事が速い人になれます！ぜひこれらを取り入れて、脱・仕事が遅い人を目指しましょう！^^
Ayaho.m
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【全6回】仕事が速い人の朝一タスクの立て方⑤
重要度が高く優先度は低いタスクを後回しにしない
前回、タスクには「重要度が高く優先度も高いタスク」と「重要度が高く優先度は低いタスク」があるというお話をしました。
確かに一日の中で最優先して取り掛かるべきは「重要度が高く優先度も高いタスク」ですが、かといって「重要度が高く優先度は低いタスク」を後回しにしてしまうと後から自分を苦しめてしまったり、目の前のタスクを達成することだけに意義を見出し、成長するために時間を使う事が出来ません。
「重要度が高く優先度も高いタスク」は短い時間で効率よくこなす
仕事が遅い人ほど一日の時間が無限大にあると錯覚します。余裕があると思うと(実際は錯覚だとしても)ついつい大切な時間を無駄遣いしてしまうのです。そのため「重要度が高く優先度も高いタスク」に対して必要以上にじっくりと取り組んでしまいがちです。一日の大半を「重要度が高く優先度も高いタスク」に費やし、一日の終わりに「ああ、今日こそやろうと思っていたのに」と、出来なかった「重要度が高く優先度は低いタスク」の山を眺めてため息をつくのです。
「重要度が高く優先度は低いタスク」はその名の通り優先度こそ低いものの重要度は高いため、後回しにし過ぎると徐々に自分が苦しい状況に陥ります。余裕のあるはずだった期日がギリギリになり、結果精度の低い成果になってしまったり、十分な振り返りや分析から改善案を導き出すことが出来ず、いつまでも成績が上がらない負のループに陥ってしまう事もままあります。
一方、仕事が速い人は「重要度が高く優先度も高いタスク」を短い時間で効率よくこなすことが大切だと考えます。そして「重要度が高く優先度は低いタスク」に取り組む時間をしっかりと確保します。時間には限りがあります。これを仕事が速い人は当然心得ています。制限時間を決めて集中して取り組むことで、早い時間にタスクを終わらせましょう。
企業は成果が出せる社員を求めている
企業はタスクをこなすだけの社員を「仕事をしている」とは認めてくれません。一昔前の企業であれば、ただ決められた時間に出社して、勤務時間中頼まれた仕事をこなしていれば一定の評価をしてくれていたかもしれません。
ただし今の企業はそんなに甘ったるいものではありません。全世界に猛威を振るっている新型コロナウィルスの影響もあり、売り上げに多大な打撃を受けた企業も多いでしょう。もはや企業は「ただタスクをこなすだけのロボット社員」は必要としていないのです。タスクを短い時間でこなそうが、長時間かけていようが、企業が見ているのは成果を出せる社員か、ただそれだけです。それならどうするか。成果を出す為の努力を、時間を捻出するしかないのです。
「重要度が高く優先度は低いタスク」は夕方までに取り組む
さて、何を隠そう以前の私は「仕事が遅い」代表格社員でした。今の職場に入社した頃、学ぶべき事や成長すべき事がたくさんあるにも関わらず、私はそれらを後回しにしていました。やらなければいけない「重要度が高く優先度も高いタスク」を必死でこなした後、スケジュールの最後に時間があればやろう、と思っていたのです。当然そんな時間は生まれず、残業を良しとしない職場故、毎日追われるように退社していました。
いつまでたっても成果を出せない私を見かねて、上司がタスクスケジュールの見直しをしてくれました。そして一番に指摘されたのが「重要度が高く優先度は低いタスク」を確実に確保する事でした。
「重要度が高く優先度は低いタスク」を確実に確保する為にはスケジュールの最後ではなく、もっと早めの時間から取り掛かることが大切です。「重要度が高く優先度は低いタスク」こそじっくりと熟考しなくてはいけない場合も多いので、まだ頭が回転している夕方までには取り掛かるのがベストです。
こうして捻出した時間に「重要度が高く優先度は低いタスク」に取り掛かることで、徐々に私は仕事が遅い人から脱却し、上司や同僚から「仕事が速いね」と声を掛けてもらえるようになりました。
皆さんも「重要度が高く優先度は低いタスク」を後回しにしていませんか？もしそうなら、是非思い切って夕方までの時間に「重要度が高く優先度は低いタスク」を取り入れてみましょう。(制限時間を決める事も忘れずに！)
きっと達成感を感じる事が出来、効率もよくなりますよ！^^
Ayaho.m
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【全6回】仕事が速い人の朝一タスクの立て方④
タイムスケジュールを作成
前回、仕事が速い人はその日のタスクを漏れなく書き出し、所要時間や期日についても可視化出来るようにするというお話をしました。またタスクの重要度と優先度を見極めて、「重要度が高く優先度も高いタスク」と「重要度が高く優先度は低いタスク」に振り分ける事で効率よく仕事を進めています。
前回の記事はこちら
今日はスケジュールの組み立て方についてお話します。
絶対に動かせないタスクをスケジュールに組み込む
まず一番初めに、時間が決まっているお客様や取引先とのアポイントや社内ミーティングなどの動かせないタスクをスケジュールに組み込みます。所要時間を計算して、その分の時間を確保する事も忘れずに。
こうすることで動かせないタスクを除いた一日のスケジュールの中に、どれくらいの浮き時間があるかを把握します。そしてその浮き時間に前回お話した「重要度が高く優先度も高いタスク」と「重要度が高く優先度は低いタスク」をバランスよく組み込んでいくのです。この時注意したいのが「重要度が高く優先度も高いタスク」だけを優先して、「重要度が高く優先度は低いタスク」を後回しにしてしまわない事。こちらについてはまた後の回で詳しくお話しますね。
バッファ時間を必ず取ろう
仕事が速い人は一日の仕事が予定通り進まないことが往々にしてあることを理解しています。なので必ず一日のタスクスケジュールの中にバッファ時間を取ります。差し込みタスクが入ったことでやむを得ずずれ込んでしまったタスクをこの時間に取り組むのです。
一方仕事が遅い人はこのバッファ時間を取らず、タスクでパツパツにしてしまいがちです。何故か「きっと今日はこの予定通りに仕事が進むはず！」と、謎の自信を持つのです。ですが現実は差し込みタスクが続出し、また所要時間も上手く測れないため予定していたタスクすら予定時間を超過します。社歴が浅いうちは先輩や上司から突然仕事を振られることも多いでしょう。ただでさえ仕事が遅いのにスケジュールに余裕が無いので、タスクがひとつでもずれこむと、どんどん時間が押していきます。
私も昔は仕事が遅い人代表のような社員でした。日々一生懸命タスクをこなしているにも関わらず何故か終わらない仕事の山。毎日泣きそうになりながらパソコンに向き合っていました。
これではいけないと思った私は仕事が速い先輩Mさんの一日の行動を観察することにしました。まずMさんのタスクスケジュールを見ると、午前と午後に一回ずつ「バッファ時間」を取っていました。Mさんの他にも「この人は仕事が速いな」と思う先輩や同僚のタスクスケジュールを見ると、皆この「バッファ時間」を漏れなく確保していたのです。
私は次の日からこの「バッファ時間」を自分のタスクスケジュールに入れ込むようにしました。そうすると多少タスクがずれこんだとしても余裕を持って仕事を進めることが出来るようになったのです。
仕事に余裕が生まれると心の余裕が生まれます。周りの人のタスクの進み具合や状況に目を向ける事も出来るようになり、「そのタスク、巻き取ろうか？」「何か手伝えることある？」と積極的に周りへ声を掛けるようにまで成長しました。
もしこのバッファ時間を取らずに一日のタスクスケジュールを立てている方がいたら、是非試してみてください。一日に二回もバッファ時間を取るのが難しそうなら、一回でもいいのです。仕事の仕方と心に余裕がうまれますよ。^^
Ayaho.m
仕事が速い人の朝一タスクの立て方⑤に続く…
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【全6回】仕事が速い人の朝一タスクの立て方③
今日のタスクを書き出す
前回、仕事が速い人は朝一のタスクスケジュールを立てる際に、他人のスケジュールを押さえるというお話をしました。仕事が速い人は誰かの時間を無駄に奪う事を避けたいと考えるので、誰かに時間を貰わなければならないとわかった時点で相手に「何の用件について、いつ、どのくらいの時間を貰えるか」を前もって確認します。
前回の記事はこちら
今日はその次のステップ「今日のタスクを書き出す」というポイントについてお話します。
今日のタスクを漏れなく書き出す
仕事が速い人は朝一に、今日こなさなければならないタスクを全て書き出します。昨日から繰り越しているタスク、メールやチャットから抽出したタスク、ミーティングや面談、自分のスキルアップに使う時間なども全てです。
また、タスクを書き出す時は一緒に期日と目安の所要時間も書き出します。これがなければスケジュールを立てられませんね。
タスクの重要度と優先度を見極める
タスクには様々な種類がありますが、これらは全て重要度と優先度によって振り分けられます。タスクを書きだすうえで「タスクの重要度と優先度を見極める事」が非常に大切です。仕事が遅い人はこれらを見極めず、目についたタスクから手あたり次第に取り掛かります。かく言う私も昔はこのタイプでした。次から次へとタスクが飛び込んでくるので半ばパニックになりながらも目に付いたタスクから進めてしまい、結果時間内に終えることが出来ずに残業になってしまったり、うっかりタスクが漏れて期日を過ぎてしまったり…。当時はよく上司に怒られていました(笑)
一方、仕事が速い人はタスクを下記の通りに振り分けます。
- 重要度が高く優先度も高いタスク
- 重要度が高く優先度は低いタスク
これらを可視化できる状態にしておくだけで、ぐっとスケジュールが立てやすくなります。ちなみに私が先日実際に書き出したタスクの一例はこんな感じです。
重要度が高く優先度も高いタスク(優先順に書きだす)
- 接客と後処理(★11時～ 所要時間：2時間半 ★17時半～ 所要時間：2時間半)
- お客様へ電話連絡(★15時 所要時間：30分)
- 明日までに取引先に提出する書類作成(所要時間：1時間※上長の承認が必要)
- 翌週から始める施策についてのプロジェクトミーティング(★16時～ 所要時間：1時間)
- 期日はまだ先だが他者から依頼された案件対応(所要時間：1時間)
重要度が高く優先度は低いタスク(取り掛かりたい順に書き出す)
- 課題に対する要因分析(所要時間：1時間)
- 課題解決に向けた改善施策スケジュール考案(所要時間：30分)
- 取引先情報の動画視聴(所要時間：1時間)
- メンバーへの展開資料作成(所要時間：1時間)★展開日6/11
重要度が高く優先度も高いタスクは主にお客様や取引先に関するもの、期日が迫っているもの、誰かが関わってくるものが多いですね。一方重要度が高く優先度は低いタスクは個人のスキルアップに関する学習や分析、また期日に余裕があるものに分けられています。
タスクの重要度と優先度、所要時間と期日を書き出すだけで、ぐっと頭が整理されませんか？あとはこれをパズルのようにスケジュールに落とし込んでいくだけです。次回は仕事が速い人がどのようにスケジュールを組み立てているかについてお話しますね。^^
Ayaho.m
仕事が速い人の朝一タスクの立て方④に続く…
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【全6回】仕事が速い人の朝一タスクの立て方②
他人のスケジュールを押さえる
前回、仕事が速い人はその日の朝一タスクスケジュールを立てる前に、必ずメールやチャットをチェックするというお話をしました。新たなタスクや優先すべき緊急タスクが紛れていることが多いため、まずメールやチャットを確認して「今日取り組むべきタスク」を抽出し、その上で一日のタスクスケジュールを組み立てるのです。
前回の記事はこちら
今日はその次のステップ、「他人のスケジュールを押さえる」というポイントについてお話します。
誰かに時間を貰う＝誰かの時間を奪っている事を忘れないで
たとえば「〇〇さんに、この書類を今日の16時までに用意してほしい」「お客様の事で上司に相談したい」「このプロジェクトについてミーティングをしよう」など、自身のタスクの中には「誰かに時間を貰わなければならないタスク」というものが存在します。このような時、皆さんは時間を貰わなければならない誰かに、いつどんな風に声を掛けていますか？
仕事が遅い人は自分のタスクや時間に追われがちなので、「あ！あの件について〇〇さんに報告しないと！」など、タスクを思い出したタイミングで他人に声を掛けがちです。もちろん突然降って沸いた差し込み案件なのであれば仕方ありません。そのタスクの緊急度や重要度によっては頼まれた相手も快く引き受けてくれるでしょう。問題なのは「本当は朝から(数日前から)わかっていたのに、期日ギリギリ、または突然他人に時間を貰おうとすること」です。
あなたにその日中に取り組まなければならないタスクがあるように、他人にも優先すべきタスクやあらかじめ決めているスケジュールがあります。仕事が速い人は「誰かに時間を貰う事＝誰かの時間を奪う事」であると十分に理解しています。なので期日ギリギリのタスクを誰かに依頼したり、定時前になって突然重要な相談案件について誰かに話を持ちかけることなどはまずあり得ません。
たとえばAさんがタスクの所要時間を逆算して、「このままいけば17時30分にはこのタスクを終わらせることが出来て、それから最終チェックをしても18時には退社出来そうだな」と思っている時に、Bさんが「ごめん、これ急ぎの書類だから、今日中にチェックしてくれない？」と、突然タスクを振って来たらAさんはどう思うでしょう。
もちろん突然上司から依頼された書類作成をBさんが最優先で仕上げて、その上でAさんにチェックの依頼をしてきた、というのなら理解が出来ますね。ですがもし、あらかじめ朝から(もしくは数日前から)今日中に提出が必要な書類だとわかっていたならどうでしょう。あなたがAさんなら「どうしてもっと早く言ってくれなかったの？」と思いませんか？また、一回きりだけではなく同じことが何度も続くようであれば、AさんはBさんのことを「いい加減な人だな」「自分の事しか考ていないんだな」と思うでしょう。
誰かの時間を貰う時は、前もって声を掛けておくのが最大限のマナー
仕事が速い人はタスクを立てる際、必ずタスクの後工程まで考えます。自分一人で完結できるタスクなのか、誰かを巻き込まないといけないタスクなのか。誰かを巻き込まないといけないタスクなのであれば、自分がタスクを依頼した後にその人がタスクに掛ける時間、また更にそのタスクが完了するまでの工数、時間をざっと計算したうえで依頼するのです。
仕事が速い人は朝一に、自分一人で完結できる優先タスクと誰かを巻き込まないといけないタスクの緊急度や所要時間を天秤にかけ、時間を貰いたい誰かのスケジュールやタスク状況を考慮したうえで「何の用件について、いつ、どのくらいの時間を貰えるか」を前もって確認＆依頼をし、一日のタスクスケジュールを組み立てているのです。
「タスクAは自分一人で完結できるが締め切りは正午まで。タスクBは〇〇さんと話し合ったうえで進めないといけないな。〇〇さんも正午までは忙しそうで、午後からは余裕があるようだ。それならまず〇〇さんに13時から1時間時間を貰えるか確認して、自分は正午までにタスクAを終わらせよう」といった具合です。
そこで依頼した相手が「15時の方が都合がいい」というのであればその時間に調整できるか自分のタスク状況とすり合わせて時間を決めていくのです。また仕事が速い人は誰かに時間を貰わなければならない事がわかった時点で、すぐに相手のスケジュールを確認して依頼しています。そのため前もって数日後にアポイントをいれておく場合もよくあります。頼まれた相手も数日後など時間があると余裕をもってタスクスケジュールが立てられますよね。
相手の事を考えて仕事をするのが仕事の速い人の特徴
仕事が速い人は誰かの時間を無駄に奪う事を避けたいと考えます。なので誰かに時間を貰わなければならないタスクがある時は可能な限り迅速に相手へ確認、依頼をしています。そうして仕事をしていると、頼まれた相手も「〇〇さんはいつも前もって依頼してくれるから助かるな」「ちゃんと私の事を考えてくれているんだな」と好印象を持ちます。
キャリアアップを目指しているなら信頼関係の構築は大切です。朝一の心掛けひとつで周りからの信頼度はUPします。皆さまも是非心掛けてみてくださいね。^^
Ayaho.m
仕事が速い人の朝一タスクの立て方③に続く…
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【全6回】仕事が速い人の朝一タスクの立て方①
仕事が速い人が朝出勤してすぐにやること
私の職場では朝一、もれなく全員がその日のタスクスケジュール立て、部署内に共有し合います。
これは各自がタスクを可視化して、「自分が今どれくらいの量のタスクを抱えているのか」「優先して取り組まないといけないタスクはどれか」「ひとつのタスクにどれだけの時間が掛かるのか」を把握するためです。
スケジュールを共有することで誰がどれくらいのタスクを抱えているのかを知り、どの時間なら余裕があるのかを確認するためでもあります。
皆が日課のように立てている朝一タスクですが、仕事が速い人と仕事が遅い人ではこのタスクの立て方に大きな違いがあることがわかりました。
まずメール(チャット)をチェック
朝パソコンを立ち上げると、まず仕事が速い人はメールや社内チャットに目を通します。メールやチャットの中には今日取り組むつもりだったタスクよりも優先すべきタスクが紛れていたり、「今日の午後までに提出」など差し込みの緊急タスクが飛び込んでくることもあります。
私の職場ではメールやチャットの他に通知(未来の自分宛てのTODO(リマインダーみたいなもの)や他の人からの引き継ぎメッセージ)があるので、朝一タスクを立てる前にこれらをざっと確認してから一日のタスクスケジュールを立て始めます。
一方、メールやチャットのチェックを後回しにして、先に一日のタスクスケジュールを組み立ててしまう大多数の人が仕事が遅い人です。
完璧なタスクスケジュールを立てて満足したのもつかの間、「あ、これもやらなくちゃ」「これ今日の18時までが期限だった！」など後から後から沸いてくるタスクに追われ、何度もスケジュールを組みなおすことになってしまうことも。
またこれらの人は「メールやチャットを確認する」というタスクをスケジュールに入れていない事も多いです。朝一にメールやチャットを確認しないのであれば、その後のスケジュールに組み込めばよいのですが、仕事が遅い人の大半はメールやチャットを確認するというタスクをすっ飛ばしがちです。
メールとチャットに目を通すことにも一定の時間はかかるので、ここをすっ飛ばすと、おのずとずるずるスケジュールがずれ込んでいきます。スケジュール通りに仕事が進まなければ誰でもフラストレーションがたまりますよね。
メール(チャット)を確認することも立派なタスク
前日から繰り越しているタスクにプラスして、メールやチャットから「今日取り組むべきタスク」を抽出し(優先度が低いタスクはその日のスケジュールを加味して取り組む日を決めておきます)、その上で一日のタスクスケジュールを組み立てていきましょう。
どうしても朝一にメールやチャットを確認する事が出来ない場合は、一日のタスクスケジュールの中でなるべく早い時間帯にタスクとして組み込めばOK。
自分のタスクを細分化し、何にどのくらいの時間が掛かるのかを把握する事が、仕事が速い人になる最初のステップです。^^
Ayaho.m
仕事が速い人の朝一タスクの立て方②に続く…
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