社内情報をもっとわかりやすく
はじめまして。
この記事は、裏 法務系 Advent Calendar 2022 - Adventarの7日目のエントリーです。
GenSさんからバトンをいただきました。GenSさんの記事はこちら「新卒インハウスって、どうだった?|GenS|note」です。
初めてエントリーしたのですが、無謀な事をしてしまったと涙しております。
さて、本日のテーマですが、社内情報についてです。
社内には情報が溢れていて、多くの情報群が存在すると思います。
でも、必要な人の元に届かないこと、必要な情報にたどり着けないことが多いです。
大量の情報がデータベースを形成する中で、どうしたら必要な人に届きやすくなるだろうと職場に居て考えた事を書こうと思います。
どうぞよろしくお願いいたします。
- 1. 情報が蓄積されていく
- 2. データベース化する理由
- 3. データベースを作ったぞ!後で見た?
- 4. 使われるデータベースと使われないデータベースの違いは?仮説検証してみる。
- 5. 有効活用できるデータベースとするための工夫
- 6. おわりに
1. 情報が蓄積されていく
社内でも社外でも、情報はいたるところに存在し溢れています。
「データベース」はIT用語でいうと「コンピュータ上で集積・整理された情報群」ですが、本日の話ではアナログデータの集まりも扱いたいので、以下の要件を満たすものを「データベース」として書かせていただきます。
(1)情報が保存されている
(2)複数の情報がある
(3)保存されている情報が引き出せる
以下全て「データベース」と考えています。デジタル・アナログ混在です。
サーバー、フォルダ、グループウェア、Slack、Twitter、LINE、ブログ、e-Gov、六法、Amazon、ストレージサービス、アルバム、辞書、手紙の束、新聞、区報、書店、図書館、歩く辞書みたいな人物・・・
2. データベース化する理由
データベースを作る理由は「後でその情報を使いたいから」です。
自分が後で使いたいから、人に見せたいから、「(3)情報が引き出せる」の形式で保存します。
不要な情報は「(3)情報が引き出せる」の形式にする必要はありません。
後で見たいからAmazonで「欲しいものリスト」というデータベースを作成し、スマホで写真を撮り、学校のおたよりを「後で見る」の箱に入れておきます(見忘れるけど!)。
経理に出すレシートの束や、手紙の束は「データベース」です。
後で見ることが予定されずに、レシートや手紙やおたよりが集まっていたら?そこはゴミ箱です。
3. データベースを作ったぞ!後で見た?
「あとで見るから取っておこう」「この情報を共有できるようにしよう」という思いの元、データベースは作成されるのに、思っていたようには活用されない事が多々あります。
「活用される」ということは、「閲覧される」ということです。閲覧されるために「(3)情報が引き出せる」の形式にしたのですから。
「活用される」ということは「閲覧される」ということですが、「有効活用度」は必ずしも「閲覧頻度」ではありません。
頻繁に閲覧されるデータベースは当然素晴らしいですが、例えば年賀状の住所録は年に一度しか使わなくても「有効活用されている」と言えるデータベースです。
4. 使われるデータベースと使われないデータベースの違いは?仮説検証してみる。
有効活用されるデータベースと、そうでないデータベースの違いを、仮説を立てて考えてみました。
仮説1:活用されるデータベースは「頻繁に情報が更新されている」
ブログやYouTubeで考えると、確かに更新されていないブログは閲覧件数が下がります。
しかし、辞書は更新が頻繁ではありませんが、有効活用されます。六法しかり。e-Govしかり。
「年賀状用住所録」もめったに更新されませんが、有効活用されています。
仮説2:活用されているデータベースには、「目的の情報が入っている」
欲しい情報があるデータベースは確実に閲覧します。
私がよく閲覧するのはブログ「白ごはん.com:おもてなしから基本まで いちばん丁寧な和食レシピサイト」です。ここのレシピ大好きです♪「絶対おいしいレシピが入っている」データベースです。
きれいに整えられている夫の「プロ野球チップスカード」バインダーは全く見ません。
ダイレクトメールが束になって来ても見ません。
欲しい情報じゃないから。
仮説3:活用されているデータベースは、「目的の情報があると認識できる」
「食べログ」なら「飲食店情報があると認識できる」のでお店探すときにアクセスします。
「食べログ」に「ヒートテック情報があると認識できない」ので、ヒートテック探したいときにはアクセスしません。
「UNIQLOサイト」には「ヒートテック情報があると認識できる」ので、ヒートテック探すときはアクセスします。
「白ごはん.com」には「レシピがあると認識できる」のでレシピ探すときにアクセスします。
「欲しい情報があるか否か不明」なデータベースは暇な時の宝探しならするかもしれません。
ドン・キホーテ覗く感じ?
せっかく良質な情報が保管されていても、「この中にあるよ」が認識されないと、無いも同然です。
仮説4:活用されているデータベースは、「目的の情報をすぐ探し出せる」
自分の欲しい情報がここにあるのは確実だけど、見つけるのに手間がかかる。
そういう場合は、アクセスに二の足を踏みます。
データベース内を検索してもヒットしないとか。反対に沢山候補が出てきたとか。
検索しながら、「誰かに聞いちゃった方が早いかな~~~(他の情報源を使おうかな~~~)」と思います。
溜めてしまった学校のおたよりから明日提出のものを探し出すとか・・・。諦めそう・・・。(いや、探せ!)
UNIQLOサイトで「女性物・長袖ヒートテック・黒」はすぐ探せます。なんだったら店頭で探すよりみつけやすい。だからヒートテックをすぐ買いたかったらUNIQLOサイトにアクセスします。
探し出せない情報は存在しない情報と同じです。
仮説5:活用されているデータベースは、「目的の情報が信頼できる情報として存在する」
e-Govに掲載されている法令は「信頼できる情報」です。10年前の六法は現在と同じ部分と異なる部分が混在しています。
電化製品付属の取説は「信頼できる情報」です。個人ブログ掲載の電化製品のメンテナンス方法は玉石混交です。
まずはe-Govを見ます。まずは付属の取説を見ます。
仮説6:活用されているデータベースは、「目的の情報が分かりやすい状態で存在する」
同じ情報を掲載しているデータベースが複数あった場合、「分かりやすい情報がある」データベースを閲覧します。
法改正についての情報が複数の場所から発信されていた場合、正確であることが担保されていれば当然分かりやすいデータにアクセスします。
入手した情報が「分からない・使えない」情報であれば、せっかく入手しても活用できないわけですから、アクセスして入手する意味がなくなってしまいます。
上記のように、「有効活用されるデータベース」は以下と想定しています。
- 「目的の情報が入っている」
- 「目的の情報があると認識できる」
- 「目的の情報をすぐ探し出せる」
- 「目的の情報が信頼できる情報として存在する」
- 「目的の情報が分かりやすい状態で存在する」
5. 有効活用できるデータベースとするための工夫
前述の要件を満足させれば良いデータベースを用意できるのではないかと考え、
私が社内で行っている工夫をご紹介します。
「目的の情報が入っている」とするために
情報を目にした人が、「これは私が欲しい情報だ」と認識できるように、タイトル、掲載場所に気を配ります。
タイトルでターゲット(対象読者)が「自分にとって必要な情報だ」と認識できるようにしています。
- 良い例:文書タイトル「引っ越すときは」
引っ越そうとしている人が「自分に必要な情報だ」と認識できます。
引越予定が無い人は「自分は読む必要が無い情報だ」と理解できます。
タイトルで誰にとっての必要情報であるか明確にしています。 - 良い例:トイレのドアに「故障中」の張り紙
「トイレの右の個室が故障中です」こんな情報はグループウェア上に掲載する必要ありません。
故障したトイレのドアに貼っておけばよいのです。
この情報が必要な人、必要な時というのは、トイレに来ている人ですから。 - 悪い例:文書タイトル「連絡事項」
よくあるタイトルですが、タイトルだけ見ても何の情報なのかわかりません。
自分に必要な情報であるとは思えません。
私はきっと開かない。 - 悪い例:文書タイトル「地震対策」
耐震工事の話なのか、避難訓練の話なのか。総務部用資料なのか、全従業員宛情報なのか分かりません。
やっぱり私は開かない。
「目的の情報があると認識できる」とするために
- データベースそれぞれの目的を明確にします。「ここに行けば人事からのお知らせがわかる」とか「ここに行けば製品情報がわかる」とか。
「なんでも情報箱」みたいに「なんでも入れる場所」とすることは禁じています。
時々、自分の備忘録を全社公開DBに保存する方が出てくるのですが、見つけたら移動をお願いしています。
雑多な情報が入ると、DBの目的がわかりにくくなるためです。 - 社内宣伝します
新人研修や、全社会議などの機会には宣伝をします。
問い合わせをいただいた場合には、「〇〇DBに掲載していますが・・・・」と「ここにあるんだよー」を宣伝したうえでご説明するようにしています。 - タイトルを分かりやすく
前述しましたが、判りやすいタイトルを心がけます。
「目的の情報をすぐ探し出せる」とするために
- 棚卸
掃除の基本は捨てることから!断捨離!
不要な情報は削除します。「目的の情報が入っている」「目的の情報があると認識できる」「目的の情報が信頼できる情報として存在する」にもつながりますが、不要な情報があるとDBの目的もあいまいになりますし、探しにくくなりますし、情報の信頼度も落ちます。 - 分類
ざっくりとしたカテゴリ分けをします。
検索で探すことが多くなりますが、検索キーに悩む場合はざっくりカテゴリから探せるようにと考えています。 - 減らす
不要な情報は当然捨てますが、必要情報も件数を減らします。
類似の情報は1文書にまとめるようにします。
検索した際に複数情報が検出されると、どれを読んでいいのか分からなります。
1文書にまとめて、1文書の中で分けて書くようにお願いをしています。
「目的の情報が信頼できる情報として存在する」とするために
- 定期的な棚卸
「この情報古くない?」「今もこれでいいの?」とならないように、定期的に棚卸をします。
皆さんに有益な情報を発信しようと、情報を作成する方は多いですが、発信した後に発信した情報の存在を忘れる方はよくいらっしゃいます。実は私もです・・・。「あー、こんなの書いてたなー」って。 - 情報の責任者(飼い主)の設置
棚卸をする際に、情報の死活を確認する相手が必要です。
異動があっても確認できるよう、部門名を情報ごとに明記しています。
飼い主には責任をもって情報のメンテナンスをしていただきます。
「面倒見られないなら飼わないで!」
「目的の情報が分かりやすい状態で存在する」とするために
これは「分かりやすい文の書き方」という本ができちゃう分野ですね。
たっしーさんの「わかりやすい社内報告書を書く方法 #legalAC | ブログ芝」におんぶしようと思います(^^)たっしーさん、よろしくお願いします。
あと、本田勝一氏の「日本語の作文技術」が超お勧めです。
6. おわりに
以上、情報を必要な人に届けるために行っている工夫について書かせていただきました。
社内に情報が沢山あって、IT企業(情報処理産業)なのに情報が整理できていない~~!
自分の脳みそできっちり覚えておけないので、「誰でも(私でも)見やすく分かりやすくしたい!」と日々思っている次第です。
次はbkremoteさんです(^^)
社内導入システムが継続するには
同僚が以前導入したワークフローシステム。良いシステムだと思っている。登録後は修正できないので、経営の意思決定記録として有益だ。
当然データのメンテナンスや、社内ユーザーへの使い方指導も必要だけど。
導入した同僚が異動し、引きついだ人は、記録の必要性を認識していない。なんのためにやっているのか意義を理解していないのでメンテナンスもずさんになる。
導入者には熱い思いがある。解決したい問題を抱えて、システムを導入する。だから、導入者が担当している間は生きたシステムになるのだろう。
「生きたシステム」であることを持続するにはどうしたらいいのか。引き継ぎ者、社内ユーザーにその価値、無い場合に発生する問題を認識してもらうことだろうか。
会社は創業してから30年くらいで終わるものが多いと聞いたことがある。創業者が居なくなってからどうなるかということなのだろう。社内システムもしかり。
同僚が導入したシステム、私が導入したシステムを続けることが目的なのではなく、導入した目的の達成の継続が目的。当然よりよいシステムに乗り替えるのもありだと思う。目的が忘れられないよう、社内教育が必要かな。
なぜ記録が必要なのか。
下請法定期書面調査
毎年やってくる下請法書面調査。
めんどくさい。
でも、「企業法務のFirst Aid Kit 問題発生時の初動対応 First Aid Kit for Corp. Legal」によると対応しなくちゃならないらしい。
調査依頼書には「下請法第9条2項により」と書いてある。
第9条2項
中小企業庁長官は、下請事業者の利益を保護するため特に必要があると認めるときは、親事業者若しくは下請事業者に対しその取引に関する報告をさせ、又はその職員に親事業者若しくは下請事業者の事務所若しくは事業所に立ち入り、帳簿書類その他の物件を検査させることができる。
「中小企業庁長官は、・・・検査させることができる」
「親事業者は、応じねばならない」ではないけど、イコールの意味でしょうか。
今年からはWeb回答で下請事業者リストをアップロードする方法。
驚いたことに未記載欄があるとアップロードできない。
下請事業者リストに電話番号が無かったり、資本金が空欄だったりするとアップロードできない。
請求書もらって振り込みするだけで電話連絡の要も無いので、
経理は電話番号をデータベースに入れていない。
あらためて電話番号確認を依頼し、請求書などを調べて記載してもらった。
資本金は私が各社のホームページなどで調べて記載したが、ホームページに資本金を
記載していない企業もある。
仕方ないので「0」と記載しておいた。
そもそもうちは、下請か否かに関わらず全仕入れ先に一律に翌月末払いしているので、
わざわざ資本金の確認もしていない。
調査対象に連絡する際に必要でしょうから電話番号は必須なのでしょうね。仕方ない。
問い合わせに対する対応の違い
若手から電話
若「Aサービス社さんと締結した契約書、これAシステム社さんと使いたいのですが使えるか見てもらえますか」
私「ビジネス内容は確認されましたか?読みましたか?」
若「え?こっちが読むんですか?結構昔のだから今でも使えるのか見てほしいだけなんです」
私「今でも使えるかといいますと?」
若「反社入っているかとか」
私「反社条項の有無の確認ですか?その他ビジネス内容はどうしますか?」
若「Aサービス社と同じ取引をしたいんですよ」
はて。
若手山田君(仮名)からの相談電話でした。
これがマネージャ平川さん(仮名)から同じことを言われたら「了解。民法改正とかあるからチェックしてみるよ」で終わった。
なぜなら平川さんはビジネスも契約書内容もよく理解しているから。
なぜ私は山田君に対して平川さんに対するような対応ができなかったか。
山田君がビジネスを理解していると思えなかったからだ。
「同じ取引をしたい」
確かに我が社の取引は画一的だ。
しかし、定形フォームを用意しているのにあえて「A社さんと同じ」と言ってきた。
推測するに
・定形フォームの存在を知らない
・同じ「A」が社名に付くから使えると思った
本来は営業で定形フォームを使ったビジネスが教えられているべきなのに。
ちょっと電話に面食らったけど、指導不足故の発言ということかしら。
定形フォームがあるということをお伝えしますかね。
政府からの「押印についてのQ&A」
2020/6/19付で、内閣府、法務省、経済産業省から「押印についてのQ&A」が提示された。
http://www.moj.go.jp/content/001322410.pdf
書面には「内閣府、法務省、経済産業省」と記載されているけど、URLを見るに、法務省のURLに掲載されている。
何事かと思って読んでみるに、「契約書に押印は必須ではありません」「ハンコがあれば、契約が存在したことの表明が楽」という法律説明を表したのみ。
内閣が政令を出したとか、新しい法解釈が出たとか、ということではなく、今まで存在した法律についての普通の説明。
なぜこのようなQ&Aを出したのか。
2020/4/14の竹本直一IT相の記者会見「しょせんは民民の話」と発言した(のかな?)とされる件のフォローなのかしら?「民民よ、ハンコは必須では無いのだ」と。
https://www.asahi.com/articles/ASN4G6D4CN4GUTFK00W.html
上記記事で竹中直一IT相が「日本の印章制度・文化を守る議員連盟」(はんこ議連)会長と知って検索していたら、5月にはんこ議連会長を辞任されていたとのこと。
確かに書面の電子化を必要とされている現状でIT相との兼任は難しいですね。
https://www.google.co.jp/amp/s/www.tokyo-np.co.jp/amp/article/38147
グロービス学び放題「マインドフルネス」
「グロービス学び放題」を受講中。興味の赴くままなので、「クリティカルシンキング」とか「学び方」とか、思考や心に関するものを受講する傾向になっている。
「マインドフルネス」を受講。
「マインドフルネス」という単語も知らなかったので、「気合が入るということ??」ぐらいの認識で受講。
「目を閉じて自身の呼吸に集中してください。ほかに意識が行ってもいいので、気づいたら戻してください」とのこと。
すぐに他に意識が行き、戻してもまた他に意識が行く。さらには「やらなくてもいいんじゃないか?意味わからん」と戻すこともしなくなった。
目を閉じる時間が終わり、実施したことの説明がされた。
脳みそのトレーニングであると。
「呼吸に注意を向ける」→「注意がそれる雑念がわく」→「注意がそれたことに気づく」→「雑念を手放す」→
の繰り返しを行うのだけど、それぞれ働く脳の部分が異なるのだと。
私の場合、集中力も無いけどそれを戻すコントロールの力も弱いってことか!
つまり「意志薄弱」。残念!
確かに何かをしていると他のことがすぐ気になってすべてが中途半場になる。
このトレーニングは私に必要なものかもしれない。