PCで作成したExcelファイルをiPhoneで扱うには？
エクセル使う人って、ビジネスマンかOLぐらいですよね。
一般の人が使うことって、ないですよね。
でも、Windows OSが入ったパソコン持ってる人は、Officeが入ってる
よね。
ぼくは、今はMac Book Proを使ってるので、OpenOfficeを使ってます。
ただ、仕事ではExcelを使ってるので、MacにVMware Fusion という
ソフトを使って、仮想デスクトップでWindows Vista OSを動かしてます。
公共工事の建設マンの方は分かると思うんですが、提出ファイルの形式が
ExcelかWordかPDFだからです。
CADファイルはP21という形式のファイルで提出します。
そういうことから、管理図の作成はエクセルで作ってます。
OpenOfficeはExcelと互換性があるんですが、100％の互換性じゃないので
どうしてもエクセルで作る必要があるんです。
個人的には、エクセルには便利なAdd inソフトがいっぱいあるんですね。
書類作成の効率化には欠かせない便利さがあります。
工程表を作ったり、測量の座標計算をしたり、管理図のデーターをグラフ
化したり。
また、上付き文字や下付き文字に簡単にしたり、セルの文字や数字を簡単
に入れ替えたり、数字を丸文字に変換したり.....
とにかく、フリーのAdd inソフトが便利なんです。
ということで、スマホでExcelの修正が必要になる場面が出てくる理由です。
簡単な修正だったら、パソコンを開かなくてもスマホで修正できたら便利
だと思いませんか？
スマホを便利に使うには、まずクラウドから
みなさんは、クラウドコンピューティングってご存知でしょうか？
WEB上にデーターを保存して、いろいろなデバイス(PCとかスマフォのこと)
からアクセスできるという話をニュースで聞いていました。
はじめは、「クラウドなんて、大手企業がやるもんじゃないの！」って
認識でいたから、全然興味のない出来事でした。
そしたら、ですねー。
ソフトバンクのYahooボックスとか、グーグルのGoogleドライブが出てきて
一気に身近な存在になったんでよ。
しかも、無料でできる。お金がかからないんですよ。課金されないんですよ。
これは、絶対にはじめるべきですよねー？
ぼくは仕事上で、いつも不便を感じてることがあったんですよ。
移動中にですね、発注者さん(クライアントさん)や協力会社さんの担当の方から
電話がかかってきて、電話で打合せをするときです。
記憶にある案件では問題なく電話で話を詰めることができても、忘れていたり
はっきりと記憶していない事に関しては、「確認して、折り返し連絡します。」
って答えるしかないですよね。
そうなんです。そこで、仕事が一つ増えるんですよ。
車の移動中の場合は、忘れたりしやすいんですよね。笑
それで、過去に偉い目にあったことがあります。
だから、打合せになりそうな案件を予想して移動するときは、紙ファイルを
持ち歩いてました。そして、予想外の案件だけ「確認次第連絡します。」って
対応することで、仕事量の増える量を減らしてたんです。
それが、個人でクラウドができるとなれば......
早速、飛びついてしまいました。笑
iPhoneでクラウドはおすすめです
無料でクラウドを使えるサイトは、グーグル、ヤフージャパン、
マイクロソフトがあります。
・グーグルの無料容量は、5GBです。
ストレージサービス名は「Google Drive」
・ヤフージャパンの無料容量は、5GBです。プレミアム会員は50GB。
ストレージサービス名は、「Yahoo!ボックス」
・マイクロソフトの無料容量は、7GBです。
ストレージサービス名は「SKy Drive」
他にもあるみたいですが、グーグルとヤフーとマイクロソフトの
WindowsLiveにメンバー登録してるからです。
それに、DropboxやBoxやEvernoteなどは、ぼくの仕事の関係上
サブの使い方になるからです。
ぼくは、グーグルの「Google Drive」をメインにして使ってます。
ヤフージャパンの「Yahoo!ボックス」とマイクロソフトの「Sky Drive」は
サブで使ってます。
無料で提供してくれてるんだから、3社とも使った方がいいですよね。
なぜ、グーグルをメインにしているかと言えば、3社の中で一番転送速度が
速いからなんです。
「Yahoo!ボックス」と「Sky Drive」は、ハッキリ言って遅いです。
遅いのはきらいです。
ぼくの仕事の基本は、”工事打合せ簿”という書類をパソコンで作成します。
書類の内容は、工事で使う材料や製品の承諾書の作成であったり、工事に
設計変更が必要になった場合の協議書の作成であったり、協議に入るまえの
設計と異なる状況になった事を報告書にまとめたりなどです。
パソコンで使うメインのソフトは、エクセル(Excel)と図面を作成するAutoCad
というキャドソフトを使って書類(図面の作成を含む)を作成してます。
どういうわけかワード(Word)は使わないんですよね。笑
文章の作成はすべて、エクセルです。
エクセルは無敵で、どんな書類でも作成できると思ってます。
エクセル使って、図面を作ったこともあります。
CADソフトが入ってるパソコンが壊れた時の苦肉の対応だったんですが、
土木工事で使う平面図と横断図をエクセルで作りました。笑
話をクラウドに戻しますと、クラウドストレージサービスを使うなら、
ぼくは「Google Drive」をおすすめします。
理由は、他の二つより転送速度が速いからです。
速いことは、いいことですよ。
なぜなら、パソコンで作成した書類が2分ほどでスマホで見れると
すればどうですか？
いろいろと、便利な使い方ができると思いませんか？
ちなみに、
1. 工事の設計図面(PDF)
2. 工事の特記仕様書(PDF)
3. 施行管理基準＆規格値
4. 工事に必要な施行管理基準書等(自炊してPDF化した)
5. 工事写真
6. 工事中に作成した書類(Excel、CAD図)
7. 作成途中の書類(Excel、CAD図)
だいたいこう言った書類がスマホで見れるようになってます。
また、目的にあったアプリをインストールすれば、スマホで訂正したり、
メールで送ったりできます。
こうなれば、ポケットサイズのパソコンです。
現場で、スマホで設計図面を確認できるので設計図面を製本にした書面を
持ち歩かなくってもいいので、重宝してます。
建設関係の職種でない方にも、クラウドは重宝すると思います。
クラウドを登録してみよう
Google Driveを使うための登録方法を説明します。
基本は使ってるパソコンとスマホにアプリケーションソフトの
GoogleDriveをインストールするだけです。
パソコンにインストールする編
1. Googleドライブのページに行く。
パソコンのブラウザソフトで”googleドライブ”で検索して下さい。
ウエブページの上から二番目の「Googleドライブ」って文字を
クリックして下さい。
”他のユーザーがあなたと共有したファイルです。”って書いた
ページが開きます。
”他のユーザーがあなたと共有したファイルです。”ってページ
が開いても間違いでないので、大丈夫です。
2. アプリケーションソフトをダウンロードする
”他のユーザーがあなたと共有したファイルです。”って書いた
ページの左下に「ご使用のパソコン用のドライブをインストール」
って文字をクリックします。
「windows用のドライブをインストール」って文字が書いた
ウインドウが出るので、それをクリックします。
”他のユーザーがあなたと共有したファイルです。”って書いた
ページが開いた場合は、右上に”ドライブを使う”って書いた青色の
文字があるので、その文字をクリックします。
そうすれば、”他のユーザーがあなたと共有したファイルです。”
って書いたページが開きます。
次に、左下の「ご使用のパソコン用のドライブをインストール」
って文字をクリックしたあと、「windows用のドライブをインス
トール」って文字が書いたウインドウをクリックします。
そして、インストールが終われば終了です。
スマホにインストールする編
1. iPhoneの場合
App Storeストアーのアイコンをクリックして、検索で”google”か
”googleドライブ”の文字を打ち込んで探して下さい。
見つかったら、インストールします。
2. Androidの場合
スマホのブラウザソフトで”googleドライブ”で検索して下さい。
ウェブページが出たら「Googleドライブ-Google PlayのAndroid
アプリ”って書いた文字をクリックします。
大体、１ページ目の上から３番目に記載してます。
「Google ドライブ」のページに入ったら、マークの右横に
緑色の四角枠の”インストール”の文字をクリックして、
インストールします。
データーをクラウドする編
パソコンにGoogleドライブのインストールが終わったら、
Windowsの場合は、デスクトップに”Googleドライブ”の
ショーットカットアイコンができます。
Macの場合は、よく使う項目にショートカットアイコンが
できます。
Googleドライのアイコンをクリックして、ホルダーを開き、
その中にデーターを移動します。
以上の操作で、データーをクラウド化するのが完了です。
タスクバーにGoogleドライブのアイコンが出ているので、
同期が完了するまで待ちます。
iPhoneでGmailを使うメリット
クラウドでパソコンのデーターとスマホをリンクできたので、
次の課題はスマホからデーターをメール添付で送付するために必要な
Gmailの使い方を説明します。
スマホは基本的には、カメラで撮った画像しかメールに添付して
送ることができません。
スマホでエクセルファイルやPDFファイルが閲覧できても、メールで
送ることができないのです。
ですから、Googleドライブのクラウドを応用したデーターの交換という
方法もあるのですが、それは別の機会に説明します。笑
Gmailを使うことのメリット
1. スマホ特有のメールアドレスを使わないでメールができる。
これは、家族だけにしかスマホのメールアドレスを知られたくない
って人には、特に重宝します。
ぼくは、スマホのメアドは家族と学生時代からの友達に限定して
使ってます。
ぼくの使い方を紹介しておきます。
・スマホのメアドは、家族と親友用。
・会社で使ってるメールアドレスは、発注者担当者(お客さま)用。
(会社のメールをスマホで使えるようにできます。)
・Googleアカウントを取って、協力業者さん用として使用。
(メールアカウントを２つ取って、購買業者さんと施工業者さん
に使い分けしてます。)
・GoogleのアカウントやSNSのアカウントの取得用にYahooメール
を使用。
こういう感じで使い分けしてます。
2. グーグル・カレンダーと連動して使える。
これは、ぼくの好みで言ってる意見ですから、無視してもいいです。
と言うのは、グーグル・カレンダーのアプリを使わないで、グーグル・
カレンダーに連動して使えるスケジュールの管理のアプリを使ってる
からなんです。
好みと言ったのは、こう言う理由からだったのです。
ぼく的には薦めたいアプリなんですけど。笑
3. メールを送るときに、メアドを自由に選択できる。
メールを送る際に、相手先によってメアドを選択しておくる
ことができます。
付き合いの浅い人に、自分のメアド教えたくないですよねー。
ぼくは、教えたくない派の一人です。
そいうときに、メアドを使い分ければ便利ですよね。
Gmailを使うデメリット
正直なところ、思い浮かびません。ごめんなさい。
あるとすれば、覚えなくてはならないので、面倒が生じる。
ってとこですか。
以上から、ぼくはGmailをすすめます。
いい忘れましたが、無料のメールソフトです。
